De mededeling van de in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister opgenomen informatiegegevens, is geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat, omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorwaarden tot afgifte van een uittreksel of getuigschrift dat aan de hand van de voornoemde registers opgemaakt is, nauwkeurig bepaalt.
Zo kan elke persoon een uittreksel uit de bevolkingsregisters of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, verkrijgen, voor zover de informatiegegevens die ze bevatten op hem betrekking hebben.
De afgifte van deze documenten gebeurt bij de gemeente waar deze persoon ingeschreven is op basis van zijn hoofdverblijfplaats.
Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.
Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling als bewijs, kunnen de gemeenten bijgevolg geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit de bevolkingsregisters aan derden meedelen.