Een evenement aanvragen

Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? 

Vraag dan de toelating aan je lokaal bestuur via het evenementenloket

Zo krijg je meteen ook een uitgebreid overzicht van je taken en verplichtingen als organisator. Deze toepassing stelt het bestuur ook rechtstreeks in contact met externe diensten zoals brandweer, politie én de buurgemeenten Pajottegem, Pepingen en Bever.

Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod, kampvuur, vuurwerk, of het schenken van sterke dranken. Er wordt ook nagegaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen. 

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken, kampvuur, vuurwerk...).

Wanneer aanvragen? 

Doorloop de checklist. Als het antwoord ja is op één of meerdere vragen, dan moet je een aanvraag indienen.

Openbare activiteiten

• De activiteit is openbaar toegankelijk en ik verwacht meer dan 100 personen op eenzelfde moment.
• Ik wil openbaar domein innemen.
• Ik wil muziek afspelen luider dan 85db.
• Ik wil muziek afspelen na 22 uur.
• De activiteit veroorzaakt verkeershinder.
• Ik wil sterke dranken schenken.
• Ik wil publiciteitsborden plaatsen.
• Ik gebruik tijdelijke constructies (bv. feesttent, springkastelen, tribune, foodtrucks, technische installatie,...).
• Er zijn specifieke risico's (bv. bbq, kampvuur, vuurwerk, vuurkorven, gasinstallatie,...).

Privé-activiteit 

(= familiale context, gesloten ledengroep van een vereniging, medewerkers of genodigden van een bedrijf/organisatie....)

• Ik wil openbaar domein innemen.
• Ik wil muziek afspelen luider dan 85 db in openlucht.
• Ik wil muziek afspelen na 22 uur in openlucht.
• Er zijn specifieke risico's (bv. kampvuur, vuurwerk,...).

Volgende aanvraagtermijnen dienen gerespecteerd te worden:

• 30 dagen: markt, braderie, kermis | eetfestijn | muziek, dans en podiumkunsten | andere
• 42 dagen: horeca en handelsactiviteit
• 60 dagen: sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden)
• 90 dagen: stoet en optocht | fuif
• 98 dagen (14 weken): wielerwedstrijden 

Voor organisaties bestaande uit verschillende van bovenstaande types evenementen, dienen de verschillende specifieke aanvraagformulieren ingevuld te worden en geldt voor de hele organisatie de langste aanvraagtermijn.

Belangrijk!

• Wielerwedstrijden, cylcotochten en veldtoertochten hebben vanuit Vlaanderen een afzonderlijke aanvraagmethode.
  Wielerwedstrijd en alle-terreinenwedstrijd (incl. BMX, Cyclo-cross, Mountainbike en Trail) dienen minstens 14 weken vooraf aangevraagd te worden via het evenementenloket. In bijlage dien je een verplicht aanvraagformulier toe te voegen. Hier vind je meer info over de organisatie van een wielerwedstrijd.
  
  
• Recreatieve veldtoertochten (MTB, gravel, veldtoertocht) en cyclotochten dienen aangevraagd te worden via de E-tool TT van Sport Vlaanderen (minimum 35 dagen voor de startdatum). Vraag hier aan.

Dien jouw aanvraag voor tijdig in! Evenementen die te laat aangevraagd worden, worden niet meer behandeld en dus ook niet vergund! 

Hoe aanvragen? 

Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het desbetreffende evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht. Selecteer eerst de gemeente waar jouw evenement doorgaat!

Hoe verloopt de aanvraag?

1. Maak een account aan via evenementenloket. Door een account aan te maken dien je bij je aanvragen niet telkens je contactgegevens opnieuw in te vullen. Je hoeft je aanvraag ook niet in 1 keer in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken. Eveneens kan je een aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.
   Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen. Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
   
   
2. Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, ontvang je een mail met de vraag je dossier te vervolledigen. De gemeentelijke diensten behandelen jouw aanvraag, verzamelen de nodige adviezen van de betrokken interne en externe diensten en brengen je via mail op de hoogte van de beslissing. Lees alle documenten aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement. 
   
   
3. Eens de aanvraag goedgekeurd is, kan je jouw toelating en vergunningen ook downloaden via het evenementenloket. Je kan de status van je dossier steeds online opvolgen:

• • validatie: de aanvraag is in verwerking
  • onvolledig: er ontbreken gegevens
  • geweigerd: het evenement is niet toegelaten
  • advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten
  • probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht
  • autorisatie: verwerking in de eindfase
  • goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd
  • afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd.

Extra ondersteuning

Indien nodig kan je ook een zaal of materiaal huren. 
Loop je vast of heb je graag iets meer uitleg, gebruik onze handleiding. 
Nog vragen? Contacteer de dienst vrije tijd! We helpen je graag verder.

Klik hier voor de algemene voorwaarden voor het organiseren van een evenement.